Jak zyskać kontrolę nad swoim czasem i dobrze nim zarządzać?
Czy Twoje poczucie czasu zmieniło się od początku pandemii? Wiele osób narzeka, że całe dnie spędza teraz w domach ucząc się, pracując czy zajmując swoimi zainteresowaniami. W związku z tym mają większe problemy z dobrą organizacją czasu, niż kiedykolwiek wcześniej.
Zabrakło niektórych zewnętrznych ram, które narzucały lub przypominały, co i kiedy dokładnie powinieneś zrobić. I choć pracodawcy i uczelnie radzą sobie z tym za pomocą harmonogramów, nieprzekraczalnych terminów czy stałych godzin pracy, dobre zarządzanie czasem nadal stanowi wyzwanie.
W teorii elastyczne godziny pracy mają tworzyć poczucie, że masz czasu pod dostatkiem. Możesz nim przecież dowolnie zarządzać, znajdując chwilę zarówno na obowiązki, jak i przyjemności. W rzeczywistości często odkładasz zadania na ostatni moment, a następnie się przepracowujesz.
Błędne koło poczucia winy, wyczerpania i obiecywania sobie, że następnym razem już na pewno będzie inaczej, nawet odporną psychicznie osobę może doprowadzić do wypalenia zawodowego. Czy taki scenariusz brzmi dla Ciebie znajomo? Jeśli tak, być może warto zaprzyjaźnić się ze wskazówkami, jakich dostarcza psychologia czasu.
Dostatek czy niedosyt czasu?
Co tak naprawdę oznacza, że masz czasu pod dostatkiem albo Ci go brakuje? Twój umysł ciągle stwarza doświadczenie czasu. Poczucie, że masz czas lub nie zależy od wielu czynników, jak emocje, pamięć czy koncentracja. Według fizyków czas nie płynie, on po prostu jest.
Poczucie, że masz dużo czasu, jest subiektywne bez względu na faktyczne dni, godziny czy minuty, którymi dysponujesz. To pewien stan umysłu, który podpowiada Ci, że jesteś „bogaty w czas”. W rzeczywistości możesz czuć, że masz dużo czasu na ukończenie jakiegoś projektu, podczas gdy ktoś inny uzna to zadanie za niewykonalne w takim terminie.
Jak sprawić, żeby czas zwolnił bieg? Negatywne emocje, jak nuda, niepokój i poczucie nieszczęścia zawsze spowalniają upływ czasu. Najpewniej nie są to jednak stany, do których chciałbyś dążyć. Często jeśli masz poczucie, że czas mija Ci zbyt szybko, Twoje życie jest bogate w doświadczenia i pełne wielu różnych aktywności.
Głód czasu jest oczywiście przeciwieństwem dostatku czasu. Każda zna to uczucie, gdy ma tak wiele obowiązków do wykonania, a dzień wydaje się zbyt krótki. Określenie „głód czasu” nie jest tylko symbolicznym zwrotem. Naukowcy odkryli, że wywołuje on podobne reakcje stresowe w organizmie, co głód fizjologiczny. Niektóre badania dowiodły wręcz, że skutkuje większym stresem psychologicznym i fizycznym niż bycie bezrobotnym.
Wbrew pozorom nowe technologie wcale nie zaoszczędziły nam czasu. Mając samochód, pokonujesz zwykle większe odległości. Dzięki portalom społecznościowym kontaktujesz się częściej i z większą ilością osób. Nie oszczędzasz więc czasu ani na podróżach, ani na spotkaniach ze znajomymi. Prawdopodobnie jednak nadal czujesz, że gdyby doba była dłuższa albo miałbyś więcej ułatwień, załatwiłbyś też znacznie więcej spraw.
O przeświadczeniu, że masz zbyt mało czasu, decyduje w dużym stopniu życie w pośpiechu. Aby to sprawdzić, psycholog William Friedman przeprowadził w Holandii badanie online. Okazało się, że ci, którzy czuli, że spędzają większość czasu w pośpiechu, byli też zdania, że czas upływał znacznie szybciej niż w rzeczywistości.
Strategie zarządzania czasem.
Jak zyskać poczucie, że masz więcej czasu, niż w rzeczywistości i nauczyć się go lepiej wykorzystywać? Doktor Laurie Santos z Uniwersytetu z Yale proponuje kilka sprawdzonych metod:
1. Naucz się oszczędzać czas tam, gdzie jesteś w stanie to zrobić. Nie jest to rozwiązanie dla każdego i często działa jedynie na krótką metę. Nie wpływa na Twoje poczucie czasu, ale pozwala Ci zaoszczędzić kilka cennych chwil, gdy sytuacja pilnie tego wymaga. Warto z niej skorzystać, jeżeli jesteś przytłoczony obowiązkami, a niedotrzymanie terminów wiąże się z przykrymi konsekwencjami.
Zastanów się, jakie czynności pochłaniają w ciągu Twojego dnia i tygodnia najwięcej czasu. Poszukaj sposobów na to, by zmniejszyć poświęcaną im uwagę, o ile tylko jest to możliwe. Nie zapominaj jednak w tym o możliwych konsekwencjach dla swojego samopoczucia i zdrowia.
Spędzasz godzinę na przygotowywaniu obiadu? Wyjątkowo zamów coś na wynos. Zerkasz ciągle na telefon i nagle uświadamiasz sobie, że czas minął nie wiadomo kiedy? Jeżeli nie jest Ci niezbędny do pracy, wyłącz go i schowaj go do szuflady na określony czas. Wiesz, że czekają na Ciebie porządki w mieszkaniu? Pomyśl, co z domowych obowiązków jesteś w stanie przełożyć na bardziej sprzyjający czas albo poprosić bliskich o pomoc.
Niektóre rozwiązania (na przykład ograniczenie mediów społecznościowych) możesz wdrożyć na stałe. Z wielu z nich jednak skorzystasz tylko raz na jakiś czas. Jeżeli nie możesz pozwolić sobie na zatrudnienie pomocy domowej, nie zrezygnujesz zupełnie z rutynowych obowiązków w postaci sprzątania czy gotowania.
Trudno też, żebyś na stałe odrzucił swoje pasje, przy których wypoczywasz i regenerujesz siły. Gdy robisz więcej miejsca w swoim terminarzu, z czego zwykle rezygnujesz? Nie możesz porzucić rodziny czy pracy, ale jesteś w stanie odpuścić trening albo warsztaty z malarstwa. Gdy czujesz się przytłoczony, często rezygnujesz akurat z tej czynności, która zmniejsza stres i poprawia Twoje samopoczucie. Z tego właśnie względu to krótkoterminowe rozwiązanie, gdy pali Ci się przysłowiowy grunt pod stopami.
Dwa. Jeśli już zamówisz obiad na wynos albo skrócisz czas na poranny makijaż, czy zawsze uświadamiasz sobie, że zaoszczędziłeś cenne chwile? Co ważniejsze, czy wykorzystujesz je wtedy w pełni, a może pozwalasz, by uciekły Ci przez palce?
Wyobraź sobie, że rezygnujesz z pójścia na siłownię czy spotkania ze znajomymi wieczorem, by pouczyć się na ważny egzamin. Ile czasu w rzeczywistości spędzisz, oglądając filmiki w Internecie czy przeglądając zdjęcia na telefonie? Następnym razem w takiej sytuacji zapisz, ile czasu zyskałeś i wykorzystaj go później robiąc to, co sobie zamierzyłeś.
3. Dbaj o swoje poczucie czasu. Obiektywnie mamy współcześnie więcej czasu, niż 15 czy 20 lat temu. Idzie za tym też jednak poczucie, że mamy więcej obowiązków. Wynika to po części z tego, że kiedyś łatwiej było podzielić dzień na większe „bloki czasu” – 8 godzin pracy z przerwą na obiad, długi wakacyjny urlop i tak dalej. Obecnie coraz częściej spotykamy się z czasem, który w swojej formie przypomina konfetti. Może to być kilka minut przerwy pomiędzy spotkaniami online, powrót tramwajem z pracy czy stanie w kolejce po odbiór dziecka z przedszkola.
Wbrew pozorom możesz marnować w ten sposób więcej czasu. Czujesz, że nie opłaca Ci się robić wtedy niczego konkretnego, więc najczęściej po prostu czekasz albo automatycznie sięgasz po telefon. Nie relaksujesz się, ale też nie robisz wtedy nic konstruktywnego.
W jaki sposób zagospodarować tak krótkie przedziały czasu? Zastanów się wcześniej nad tym, co możesz wtedy zrobić. Może powtórzysz szybko słówka z języka, którego się właśnie uczysz, korzystając z odpowiedniej aplikacji? Wykonasz ćwiczenia oddechowe? Wstaniesz z krzesła i przejdziesz kilka kroków albo zapiszesz w zeszycie, za co możesz być dziś wdzięczny? Ważne, aby były to czynności, które są przydatne lub przyjemne, a nie pogłębiają poczucia, że marnujesz czas.
Czas jest Twoim wrogiem, czy przyjacielem?
Istnieje mnóstwo technik zarządzania swoim czasem. Możesz ustalać hierarchię ważności zadań, które na Ciebie czekają i nauczyć się rozróżniać obowiązki ważne od pilnych. Niektórzy dzień pracy zaczynają od wykonywania jednego zadania przez godzinę. Dzięki temu od razu masz poczucie, że zdążyłeś coś zrobić, zanim inne obowiązki zdążą się nawarstwić.
Być może tworzysz listy zadań, które następnie wykreślasz po ukończeniu albo listy rzeczy, które już zrobiłeś. Zobaczenie własnych osiągnięć każdego dnia punkt po punkcie z pewnością przynosi satysfakcję i poczucie, że jest się skutecznym. Masz odwieczny problem z ogromną ilości maili po urlopie? Zacznij ich sprawdzanie od najnowszych, a nie najwcześniejszych – jest duża szansa, że poprzednie problemy już za Ciebie rozwiązano.
Równie często jednak głód czasu nie wynika z deficytu wolnych godzin. Stoi za nim złe oszacowanie czasu, którym faktycznie dysonujesz. Zwykle znacząco zaniżasz ilość czasu, który możesz wykorzystać. Na przykład w jednym z eksperymentów badani szacowali, że mają 20 godzin wolnego czasu w tygodniu. Ich dzienniki aktywności ujawniły jednak, że w rzeczywistości jest to 40 godzin.
Dzieje się tak dlatego, że nie wszystkie godziny w ciągu dnia są sobie równe. Dwie godziny późnym wieczorem po ciężkim dniu pracy nie będą dla Ciebie tak wartościowe i produktywne, jak dwie beztroskie godziny w środku weekendu.
Jeśli więc masz zbyt wiele zajęć, a za mało czasu, czekają na Ciebie dwie możliwe ścieżki. Możesz przyjmować na siebie mniej zobowiązań albo zaakceptować to, że nie masz czasu i najpewniej nie zmieni się to w bliskiej przyszłości. Psycholog Philip Zimbardo radzi, by postrzegać czas jako prezent, którym jesteś w stanie obdarować tylko niektórych. Dobrze, aby były to osoby, przy których najwięcej zyskujesz albo te, których najbardziej pragniesz zobaczyć.
Jeśli masz tendencję do oszukiwania się, że następny tydzień lub miesiąc już na pewno będzie spokojny i wolny od obowiązków, pamiętaj, że nie jesteś jedyny. O ile nie pracujesz intensywnie nad jednym dużym projektem, nie czeka Cię jednak wymarzona przyszłość pełna relaksu i odprężenia.
Tęsknota za czasem, gdzie wszystko jest świetnie zorganizowane i nigdy nie musisz się spieszyć, należy do sfery marzeń. Wiedz jednak, że wcale nie potrzebujesz do tego dążyć. Dzięki pełnemu aktywności dniu tworzysz wiele wspomnień, do których możesz wracać. A to łagodzi poczucie, że czas pędzi jak szalony i pozwala się z nim oswoić i zaprzyjaźnić.
Artykuł powstał na podstawie:
Korzystałam również z:
Claudia Hammond „70 minut na godzinę. Fenomen czasu”, Wyd. PWN
